Die Digitalisierung der Krifteler Gemeindeverwaltung wird seit 2019 schrittweise umgesetzt. „Trotz knapper finanzieller und personeller Ressourcen und vieler konkurrierender Aufgaben können gute Fortschritte verzeichnet werden“, konnte der Erste Beigeordnete Franz Jirasek vergangene Woche in den Ausschusssitzungen berichten. 2022 wurden bereits zahlreiche Online-Antragsportale für die Bürgerinnen und Bürger bereitgestellt, 2023 wurden weiter schrittweise die verwaltungsinternen Abläufe transformiert, weitere Fachbereiche konnten in die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung einbezogen werden.
Jirasek: „Mittlerweile können sämtliche Arbeitsbereiche ihre Dokumente digital verwalten und ablegen. Oberstes Ziel ist es, moderne und schlanke digitale Abläufe zu gestalten. In der Diskussion mit den Verwaltungsbeschäftigten entstehen viele neue Anforderungen und Verbesserungsvorschläge, die schrittweise umgesetzt werden.“ Um alle eingehenden Dokumente digital weiterleiten zu können, wurde im Rahmen der Interkommunalen Zusammenarbeit mit Eppstein und Liederbach am Taunus zudem ein digitaler Posteingangsworkflow aufgebaut. 2023 wurde der Fokus besonders auf die Verbesserung der internen Abläufe gelegt. Beispielsweise wurde die Belegungsplanung für Flüchtlings- und Obdachlosenunterkünfte digital ermöglicht und auch das Veranstaltungsmanagement wurde digital abgebildet, bei dem viele verschiedene Bereiche innerhalb der Verwaltung unterrichtet und einbezogen werden müssen.
E-Payment bei Ordnungswidrigkeiten kommt gut an
Jirasek ging in seinem Bericht auch auf Digitalisierungsprojekte im Jahr 2024 ein: „Es müssen sowohl weitere Online-Antragsmöglichkeiten geschaffen als auch viele interne Workflows aufgestellt und verbessert werden. Die Umstellung auf eine neue Finanzsoftware wird einen großen administrativen Aufwand mit sich bringen.“ Geplant sei außerdem die Weiterentwicklung des E-Payments. Um den geänderten Buchungsanforderungen gerecht zu werden, müssen hierfür neue Organisationsformen geschaffen und trotzdem die hohen Sicherheitsanforderungen der Gemeindekasse im Blick behalten werden. Für den Bereich der Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr werde das E-Payment bereits sehr gut angenommen. Weitere E-Payment-Angebote sollen in Kürze folgen.
In Deutschland sollen elektronische Rechnungen voraussichtlich ab 2025 verpflichtend umgesetzt werden. Sie müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Dadurch können Übertragungsfehler vermieden und Bearbeitungszeiten minimiert werden. „Die Gemeindeverwaltung muss die Möglichkeit zur Erstellung von eigenen elektronischen Rechnungen aufbauen“, heißt es im Sachstandsbericht.
Durch die Umsetzung immer neuer digitaler Prozesse würden die Beschäftigten der Verwaltung ständig mit neuen Abläufen konfrontiert, so Jirasek. „Daher werden regelmäßig Schulungen und Erfahrungsaustausche angeboten. Viele gute Ideen werden hierbei von den Kolleginnen und Kollegen eingebracht“, lobt der Erste Beigeordnete. Diese werden zeitnah von dem Digitalisierungsteam umgesetzt.
Die Interkommunale Zusammenarbeit mit den Kommunen Eppstein und Liederbach am Taunus bestehe nun bereits seit 2019. Jirasek: „Mittlerweile hat sich zwischen den Kommunen des Main-Taunus-Kreises ein sogenannter Coffee-Talk der Digitalisierungsbeauftragten gebildet. Einmal im Monat werden in diesen Online-Treffen Fragen zur Digitalisierung besprochen, Anregungen weitergegeben und Möglichkeiten der Zusammenarbeit ausgelotet.“